Por que devem as empresas investir num software de RH?

Os recursos humanos são, por vezes, aquela parte da empresa que é desvalorizada, mas têm uma importância grande na dinâmica da empresa. São eles que zelam pelo bem-estar dos colaboradores, que pagam os vencimentos, que gerem as férias, entre outras tantas coisas. Muitas das vezes eles estão bastante atarefados e sem tempo para fazer coisas que deveriam. Isto muitas das vezes deve-se à falta de otimização existente na empresa, algo que poderia facilmente ser resolvido com um software de RH.

O que é um software de RH?

Os sistemas de software de RH são utilizados por empresas de todas as dimensões e em todos os setores de negócio, desde pequenas instituições de solidariedade e empresas especializadas até grandes multinacionais. No passado, os sistemas de RH foram concebidos para serem utilizados pelos profissionais de RH e pela gestão sénior e centravam-se predominantemente na recolha e organização de dados. Hoje, são utilizados por toda a força de trabalho, incluindo candidatos a um cargo e talvez estendidos também a fornecedores externos. 

Como resultado, os sistemas de RH modernos são mais sofisticados e mais fáceis de utilizar do que o antigo HRIS, com muitas características administrativas. Por exemplo, geralmente funcionam em telemóveis e tablets, bem como em computadores portáteis e PCs e incluem características concebidas especificamente para atrair os colaboradores. Um sistema quando bem escolhido - e os da factorial HR são um bom exemplo, pode representar um grande benefício para as empresas, auxiliando um gestor de RH nas suas decisões.

Vantagens de utilização de um software de RH

Vejamos um exemplo prático. No organograma da sua empresa existe apenas um gestor de recursos humanos, que será responsável por gerir todo o registo dos colaboradores, os seus dados, os seus planos de trabalho, etc. Esta massa de responsabilidade com a utilização de ferramentas de trabalho desatualizadas, como ficheiros em papel ou folhas de cálculo, absorve inevitavelmente um tempo de trabalho infinito e o risco de cometer erros é muito elevado na ausência de um sistema capaz de rastrear o histórico dos dados.

Um software de gestão de recursos humanos supera estes problemas: torna todas as principais atividades de um colaborador de Recursos Humanos mais rápidas e precisas, recuperando assim um tempo precioso que pode ser utilizado noutras atividades como onboarding, formação etc. 

Em particular, o software de RH pode:

1. Melhorar a eficácia da tomada de decisões. Ter todos os dados relevantes imediatamente disponíveis facilita a tomada de decisões. Já um bom software de RH pode ser atualizado simultaneamente em todas as suas partes e garante que o Gestor de RH se lembra de inserir toda a informação no local certo.
2. Melhorar a produtividade. Manter registos manualmente consome tempo porque todos os registos relacionados têm de ser atualizados manualmente. Em vez disso, a utilização de software para registar informações permite libertar a equipa para atribuí-la a outros tipos de funções.
3. Medir o ROI. Investir em software de RH pode levar a poupanças de custos significativas, apesar do investimento inicial necessário. Se escolher o software que se adapta especificamente às necessidades do negócio, poderá reduzir os custos de mão-de-obra e o maior número de funções será realizado pelo próprio software e, graças a ele, todos os colaboradores perderão muito menos tempo.
4. Melhorar a segurança. O software de RH pode também melhorar a segurança da empresa, reduzindo a quantidade de documentos e os riscos relacionados. A segurança tornou-se um problema, ou pelo menos uma consideração, para muitas empresas; por esta razão, reduzir a possibilidade de violação é certamente uma vantagem para limitar o risco.

Como "vender a ideia" aos administradores?

Quando o orçamento é apertado, pode ser difícil convencer o CEO ou CFO a investir na compra ou atualização de software de RH. Esta necessidade é muitas vezes empurrada para baixo na lista de prioridades e vista como algo que seria “bom ter” em vez de uma verdadeira necessidade.

Mas pronto, comece por marcar uma reunião com o CEO ou o CFO. Não marque a uma segunda-feira porque toda a gente adora segundas-feiras não é? A meio da semana seria bom. Depois vá preparado. Leve consigo várias coisas que não está a conseguir fazer porque não tem tempo. Muitas vezes os RH são os "fazem tudo" e mostrar à chefia que não está a ter tempo para fazer coisas básicas do seu dia-a-dia pode ser um argumento bastante válido. 

Quando ele lhe perguntar por soluções, mostre-lhe que um sistema de RH pode ajudá-lo a otimizar processos e com isso, ganhar mais tempo para fazer coisas tão simples como estar mais atento ao bem-estar dos colaboradores.

O software de gestão de RH de última geração pode, no entanto, fazer uma enorme diferença tanto na produtividade como na rentabilidade do negócio. Longe de ser um bem de luxo, o software de RH é uma valiosa ferramenta de trabalho que não só torna os processos de gestão de pessoas mais eficazes e coerentes, como também permite à equipa e à gestão de RH poupar tempo, também dedicado a atividades administrativas de pouco valor acrescentado, para se concentrarem.